Quando la complessità rallenta il lavoro, il lavoro trova scorciatoie. Il principio KISS insegna come trasformare la sicurezza da ostacolo a leva strategica.
La semplicità è l’ultima sofisticazione. Quando riesci a semplificare davvero qualcosa, puoi muovere montagne. – Steve Jobs
Un reparto marketing deve inviare un video da 2GB a un cliente. La piattaforma aziendale consente allegati da 20MB. Per ottenere un’alternativa serve aprire un ticket. La risposta arriverà domani. Il cliente lo vuole oggi. Tre minuti dopo il file è su WeTransfer.
È in quel momento che nasce la Shadow IT.
Con questo termine si indica l’insieme di strumenti, applicazioni e servizi digitali utilizzati all’interno di un’azienda senza l’approvazione o la supervisione dell’IT. Può trattarsi di un account Dropbox personale per condividere documenti, di un software SaaS attivato con carta di credito aziendale o di un foglio Excel evoluto che diventa, nel tempo, un vero sistema parallelo.
Non è un attacco esterno. È tecnologia “ombra” che cresce dentro l’organizzazione.
Non per cattiva volontà. Non per superficialità. Ma per necessità operativa.
KISS: togliere complessità per aumentare controllo
Il principio K.I.S.S. – Keep It Simple, Stupid – nasce in ambito ingegneristico molto prima del mondo digitale.
Clarence “Kelly” Johnson, progettista aeronautico della Lockheed, pretendeva che anche i jet più avanzati potessero essere riparati con strumenti semplici.
Non era un invito alla banalità, ma alla lucidità: eliminare la complessità inutile rende i sistemi più affidabili.
In ambito IT questo principio è ancora più attuale. Ogni livello di complessità aggiunto a un sistema introduce un potenziale punto di errore. Ogni processo farraginoso rallenta il lavoro. Ogni strumento difficile da usare genera una scorciatoia.
Ed è proprio lì che si insinua la Shadow IT.
Spesso la narrazione dominante descrive l’utente come l’anello debole della catena. Ma la realtà è più scomoda: quando un dipendente utilizza un servizio cloud non autorizzato, sta quasi sempre risolvendo un problema che l’organizzazione non è riuscita a gestire in modo efficace.
Se la sicurezza diventa un ostacolo, il business la aggira.
Un imprenditore lo sa bene: l’obiettivo primario dell’azienda è produrre valore. Se un processo di controllo rallenta la consegna, complica la collaborazione o blocca la comunicazione, verrà percepito come un freno. E i freni, nel mondo competitivo, vengono rimossi.
Shadow IT: il sintomo di una governance troppo complessa
È un indicatore di maturità digitale. Segnala che gli strumenti ufficiali non sono allineati alle esigenze operative. Bloccare servizi, inserire nuove restrizioni o aumentare la burocrazia tecnica raramente risolve il problema. Anzi, spesso lo amplifica.
Il principio KISS offre una chiave di lettura diversa: la sicurezza funziona quando è semplice. Non significa ridurre i controlli, ma integrarli in modo intelligente nel flusso di lavoro quotidiano. Significa progettare strumenti che siano sicuri per impostazione predefinita e intuitivi per chi li utilizza.
Se una soluzione aziendale per il trasferimento file è veloce, accessibile via web, integrata con le identità aziendali e semplice quanto un servizio consumer, nessuno sentirà il bisogno di cercare alternative esterne. L’utente ottiene efficienza. L’azienda mantiene governance, tracciabilità e controllo.
La complessità, invece, crea superfici di attacco invisibili.
Macro Excel costruite in autonomia, account personali utilizzati per condividere dati sensibili, applicazioni SaaS attivate con carta di credito aziendale: tutto funziona finché funziona. Poi, quando qualcosa si interrompe o viene compromesso, il rischio diventa sistemico.
Per le PMI il tema è ancora più delicato. Non esistono margini per errori strutturali. Ogni interruzione operativa ha un impatto diretto su fatturato, reputazione e continuità. La governance IT non può essere solo tecnica. Deve essere strategica.
Applicare il principio KISS alla sicurezza significa progettare un ecosistema digitale coerente con il business. Significa trasformare la compliance in un processo naturale, non imposto. Significa ridurre l’attrito tra controllo e produttività.
La vera sofisticazione non è aggiungere tecnologia. È renderla comprensibile, gestibile, sostenibile.
Quando sicurezza e semplicità coincidono, la Shadow IT smette di essere un rischio nascosto. Diventa un segnale prezioso. E la governance torna a essere ciò che dovrebbe sempre essere: uno strumento di crescita, non un ostacolo.
